الفكرة

 

نظام إلكتروني لإدارة الخطابات والمرفقات يهدف إلى تحسين العمليات الداخلية في أمانة العاصمة المقدسة عبر تنظيم إرسال واستقبال الخطابات والمرفقات الإلكترونية، وتسهيل الوصول إليها بواسطة QR Code، مع تمكين نظام صلاحيات ورُتب لتحديد الوصول والتحكم في المحتوى بناءً على المناصب.

 

المميزات:

1.نظام إدارة الصلاحيات والرتب:

يتمكن مدير النظام من إدارة جميع الصلاحيات داخل المنصة.

رئيس كل قسم لديه صلاحيات تخصيص المهام وتعيين موظفين جدد داخل القسم.

لكل موظف صلاحيات مخصصة بناءً على دوره، مثل إضافة خطابات أو إدارة المرفقات.

2.إدارة الخطابات والمرفقات:

يستطيع الموظف إنشاء خطابات جديدة وإضافة المرفقات سواء كانت ملفات أو روابط.

يتم إنشاء QR Code تلقائيًا لكل خطاب، حيث يربط بالمرفقات ليتمكن المستلم من الوصول إليها بسهولة.

3.نظام أرشيف:

تخزين جميع الخطابات والمرفقات في أرشيف رقمي يمكن البحث فيه وتصفيته حسب معايير محددة.

4.إحصائيات للأقسام:

يتمكن رؤساء الأقسام من الاطلاع على إحصائيات تشمل عدد الخطابات المرسلة، الخطابات المستلمة، عدد المرفقات، وغير ذلك.

5.صلاحيات الإدارة العامة:

تمتلك إدارة النظام كامل الصلاحيات للتحكم في المنصة، من إنشاء مستخدمين، إدارة صلاحياتهم، والإشراف على جميع الخطابات والمرفقات.

وغيرها من المميزات

الأهداف:

1.تحسين كفاءة العمل: تبسيط إدارة الخطابات والمرفقات، مما يوفر الوقت والجهد على الموظفين والمديرين.

2.تعزيز الأمان: من خلال نظام صلاحيات مخصص يسمح فقط للمستخدمين المصرح لهم بإدارة أو الوصول إلى البيانات.

3.سهولة الوصول إلى المرفقات: عبر استخدام QR Code الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا لكل خطاب ويسهل عملية الوصول للمرفقات الإلكترونية.

4.متابعة الأداء والإحصائيات: تمكين رؤساء الأقسام من متابعة أداء أقسامهم من خلال عرض إحصائيات شاملة حول الأنشطة والمهام المنفذة.

5.نظام أرشيف فعّال: أرشفة الخطابات والمرفقات بشكل إلكتروني يسهل البحث والاسترجاع في أي وقت.